آیا توو هم به خاطر بی‌نظمی، وقت زیادیو توو طول روز هدر میدی؟ شاید ۵ دقیقه دنباله یه پرونده‌ی گمشده بگردی ، ۵ دقیقه‌ی دیگه دنباله یه ایمیل که حاوی جزئیات یک جلسه‌ی مهمه و شاید ۱۰ دقیقه هم دنباله فهرست انجام کارای امروز بگردی که لای یه خروار کاغذ روی میزت گم شده. بدون اینکه متوجه باشی، یه ساعت توو روز دنباله چیزایی میگردی که گم کردی و این فقط کار یک روزته ! تصور کن هر هفته، هر ماه و هر سال چقدر وقتتو هدر میدی
خیلی از مردم با بی‌نظمی، دست‌وپنجه نرم میکنن. درحالی‌که بعضی از ادما فکر میکنن با وجود بی‌نظمی هم میتونن به کارشون برسن، اما این بی‌نظمی آخرش، هزینه‌ی بالایی براشون داره . بی‌نظمی میتونه مارو از ارتقای شغلی که همیشه به دنبال آن بودیم، دور کنه. بی‌نظمی مانع خلاقیت ما میشه، استرس رو به زندگیمون اضافه میکنه و جلوی بهره وری و مؤثر بودن ما رو می‌گیره.
توو این ویدیو ، به بعضی از استراتژیای منظم شدن پرداختم تا بتونی زندگی و کارتو با وجود نظم، طوری ادامه بدی که از توانایی هات نهایت استفاده رو ببری پسس مثل همیشه تا اخر منو تماشا کن
بهترین روشای منظم شدن
از دفتر یادداشت استفاده کن
یه استراتژی که خیلی از ادمایه منظم از اون استفاده میکنن کار کردن با دفتر یادداشته . این دفتر یادداشت گزیده ای از افکار و کاراییه که میخوای توو طول روز انجام بدی.
مثلا ، موقع مکالمه‌ی تلفنی با یه همکار یا مشتری، توو همچین دفتری یادداشت برداری میکنی. اگه مشغول کاری و باید یادت باشه یه نکته رو به رئیست بگی، اون نکته روو توو دفتر یادداشت ثبت کن. اگه بعده ظهر یک جلسه‌ی مهم داری ، ایده‌هایی که توو دفتر یادداشت ثبت کردی، بهت کمک میکنه ذهنت موقع جلسه مرتب تر مطالبو ارائه بده.
مزیت دفتر یادداشت اینه که همه افکار، جزئیات مکالمات و ایده‌هاتو یه‌جا جمع میکنه و وقتی که چیزی رو می‌نویسی، دیگه نیاز نیست برای به‌یادآوردنش ، انرژی ذهنی صرف کنی.
بهتره به هر روز، یه صفحه‌ی جدید و تاریخ‌دار اختصاص بدی یا از یه سررسید استفاده کن. با این روش، به راحتی میتونی به روزای قبل برگردی و اطلاعاتی رو که دنبالشون هستیو، پیدا کنی
توو پانزده دقیقه‌ی اول روز کاریت، منظم شو
صبح وقتی وارد اتاق کارت میشی، پونزده دقیقه‌ی اولو صرف بررسی کارایی بکن که باید اون روز انجام بدی. برا ی اینکار یه فهرست از کارای روزت تهیه کن و اونارو اولویت بندی کن
موقع نظم بخشیدن به وقتت، دونستن این که کاراییت توو چه زمانی از روز بیشتره ، میتونه توو زمان‌بندی کارات مفید باشه.
روی میزتو مرتب کن
میز کارت بیشتر هزاربیشه‌اییه که روش کاغذای قدیمی، پروژه های آینده، پرونده‌هایی که الان روو اونا کار میکنی و یه خروار کاغذ وجود داره که هنوز دور ننداختی. با اینکه بعضی از ادما ادعا میکنن با یه میز شلوغ و بهم‌ریخته بهتر کار میکنن، اما این وضعیت برای خیلی از ما ناخوشایند و گیج‌کننده است.
اگه میخوای نظم رو تجربه کنی، پس مرتب کردن میز کار یک استراتژی هوشمندانه است. شاید این کار، اولش وقت‌گیر باشه، پس بهتره آخر روز کاری یا آخر هفته رو به این کار اختصاص بدی . مهمه این کارو اروم انجام بدی ، به‌ویژه اگه میز کارت به شدت بهم‌ریخته است!
اول، همه چیو از روی میزت بردار. پرونده‌ها، کاغذها و گزارش‌هایی که کارت با اونا تموم شده و هر چیزی رو که دیگه به اون نیاز نداری؛ دور بریز. لوازم اداری رومیزی رو باید داخل یک کشو یا قفسه قرار بدی .
قبل ادامه یه نکته بگم که این ویدیو فقط مخصوص کارمندایه اداره ها نیست میز کارو بعنوان مثال دارم میگم که خوب تو ذهنت جا بیفته و این روشا برای همه کاربرد داره
مرحله بعدی اینه یه «منطقه‌ی کار» روی میزت مشخص کنی یا اگه مثلا خانوم خونه داری موقع اشپزی محدوده اشپزی داشته باشی
این منطقه را به مواردی اختصاص بده که برای تکمیل پروژه‌ها به اونا نیاز داری . به محض تموم کردن یه کار، این منطقه رو از این کار خالی کن و کار دیگه ای رو وارد اون منطقه کن.
تجهیزات و وسایلی که بیشتر از اونا استفاده میکنی، منظم کن
هرچقد بیشتر از چیزی استفاده میکنی، اون چیز باید به تو نزدیک‌تر باشه . میزتو بر اساس کاربری اشیا منظم کن نه بر اساس ظاهری که به نظر می‌رسه.
پنج دقیقه‌ی آخر هر روز کاریتو به مرتب کردن میز یا منطقه کارت اختصاص بده . با این کار، روز بعدو با یک میز کار مرتب و تمیز شروع میکنی
خب حالا تو بهم بگو میز کارت یا اتاقت همین الان چقد مرتبه ؟
ما توو عصر فناوریای شگفت‌انگیز زندگی می‌کنیم. پس بیاید از این فناوریا برای نظم بخشیدن به زندگیمون استفاده کنیم!
از تقویما یا برنامه‌ریزای دیجیتالی استفاده کن
خیلی از افراد توو برنامه ریزی زمانیشون از این ابزار کمک میگیرن تا از کاراشون عقب نمونن.
مثلا، خیلی از تقویمای دیجیتالی مثل Outlook و iCal به توو امکان کدگذاری رنگی کارا رو میده. توو از رنگ قرمز برای کارای فوری، از رنگ سبز برای فرصت‌های تمدیدشده و از رنگ آبی برای کارایی که اولویت پایینی دارن، استفاده میکنی. کدگذاری رنگی کمکیه به شناسایی فوری کارایی که باید اول از همه به اونا رسیدگی کنی.
از نرم‌افزار صفحه گسترده مثل Excel برای ثبت روند پیشرفتت استفاده کن
این نرم‌افزار خیلی مفیده ، چون میتونی به کمک اون از فرمت‌های شرطی استفاده کنی که موقع نزدیک شدن کاری به مهلت آخرش ، بهت هشدار بده . در نتیجه، با یه نگاه میتونی ببینی چه کارایی مطابق برنامه پیش میرن و چه کارایی به مهلت آخرشون نزدیک شدن. این استراتژیا به‌ویژه موقعی مفیده و به کار میاد که با یه گروه کار میکنی و باید از روند پیشرفت افراد مطلع باشی.
حالا چند ترفند برای بیشتر منظم شدنتو بهت میگم
به خودت قول پاداش بده
اگه منظم موندن برات سخته ، سعی کن به خودت قول یه پاداش بدی. مثلا ، اگه چهار مورد از فهرست کاراتو کامل کردی، به خودت یک فنجون قهوه جایزه بده یا ده دقیقه توو اینترنت گشت بزن یا ده دقیقه به دوستت زنگ بزن .
دومین ترفند اینه که فقط از یک تقویم استفاده کن
اگر بعضی از کارا رو وارد تبلت و گوشی خودت کردی و بعضی از کارا رو وارد تقویم رومیزی و دفترچه یادداشت خودت کردی، پس احتمال فراموش کردن قرار ملاقاتا و کارای مهم وجود داره.پس حتما از یه تقویم و دفترچه استفاده کن
سومین ترفند اینه که برای کارای کوچیک هم برنامه‌ی زمانی داشته باش
اگر یک کار یا پروژه نیاز به پیش‌زمینه داره (مثلا خرید شیرینی و قهوه برای جلسه‌ی اعضا)، پس برای این کارای کوچیکم برنامه‌ریزی کن. این کار به تو کمک میکنه برای انجام همه کارها، وقت کافی اختصاص بدی.
.
و ترفند چهارم اینه که از ابزار جذاب برای نظم‌بخشیدن استفاده کن
از ابزارایی استفاده کن که به لحاظ بصری و عاطفی برات جذابیت دارن. مثلا ، اگه تصمیم گرفتی از دفتر یادداشت به صورت روزانه استفاده کنی، پس توو خریدش ، ذوق و سلیقه به خرج بده. وقتی ابزارای تو به لحاظ بصری جذاب و راحت باشن ، تو تمایل بیشتری به استفاده از اونا خواهی داشت.
حالا تو بهم بگوو چطوری به کارات نظم میدی و در کل ادم منظمی هستی یا نه ؟
منبع : سایت چطور
